FACTScience +DocIT – Leistungsmerkmale im Überblick:

 

• Gewusst wo: Dokumentenmanagement im fachlichen Zusammenhang
Innerhalb der Vielzahl von Aktivitäten einer Hochschule und deren vielfältigen Verknüpfungen ist es nicht immer einfach, zugehörige Dokumente strukturiert zu erfassen - besonders dann, wenn viele Personen in unterschiedlichen Einrichtungen involviert sind. FACTScience schafft Abhilfe, denn Dokumente können im jeweiligen fachlichen Zusammenhang hinterlegt werden - zu Einrichtungen, Projekten, Personen, Publikationen, Kommissionen, Ereignissen, Aufgaben, Lehrveranstaltungen etc. Vom Kommissionsprotokoll über die Projektskizze bis zum Lebenslauf finden alle Beteiligten und Zugriffsberechtigten die benötigten Dokumente mühelos.

• Gewusst wie: Dokumentenmanagement mit System
Dokumente lassen sich nicht nur im fachlichen Zusammenhang hinterlegen, sondern nach vorgebbaren Strukturen klar definieren und systematisieren wie bspw. Dokumententyp, Kurzbeschreibung, Fachgebiet, Schlagworte, beteiligte Personen, Bearbeitungsstatus, letzter Bearbeiter, Datum der letzten Bearbeitung ... So gelingt es, Dokumente übersichtlich und nach wohl strukturiertem Verfahren zugänglich zu machen und bspw. in eine einrichtungsübergreifende Projektarbeit zu integrieren.

• Finden statt Suchen
Selbst bei systematischster Ablage kann einmal etwas verloren gehen. Eine detaillierte Suchfunktion nach definierbaren Suchbereichen wie Titel, Autor, Schlagworte, Anlagedatum etc. führt sicher zum Ziel.

• Klar definierte Lese-, Bearbeitungs-, Freigabe- und Controllingrechte mit Dokumentation
Für jedes Dokument lassen sich spezifische Zugriffs-, Bearbeitungs-, Freigabe und Controllingrechte definieren. So wird sichergestellt, dass Projektbeteiligte Lese-, bzw. Informationsrechte haben aber nur autorisierte Personen Dokumente bearbeiten und auch freigeben können. Dieser Bearbeitungsprozess lässt sich dokumentieren.